Los asistentes deben tener la categoría de Voluntario, debidamente inscritos ante la Dirección General de la Defensa Civil Colombiana, incluso los que en este momento se encuentran en trámite de carnetización.
La asistencia, de acuerdo a Reglamento, es obligatoria, la persona que no puede asistir debe enviar carta exponiendo los motivos por los cuales no lo puede hacer y además anexando el poder a quién se lo otorgue, según formato que reposa en la junta.
Dicha asamblea se hace con el objeto de definir la situación de la mesa directiva, renuncia de algunos dignatarios y verificación del cumplimiento de sus funciones.
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